DOKUMENTENMANAGEMENT
Tools für das Papierlose Büro
Machen Sie den konventionellen Aktenordner überflüssig und kommen Sie dem papierlosen Büro einen großen Schritt näher. Als Anbieter von professioneller Dokumentenmanagement-Systeme schaffen wir zahlreiche Vorteile durch die Digitalisierung Ihrer Dokumente.
Durch die strukturierte und automatisierte Ablage von eingescannten Dokumenten und bereits vorhandenen Dateien und E-Mails wird das Finden von Informationen innerhalb Ihres Unternehmens zum Kinderspiel – ein enormer Fortschritt im Alltag. Definierte Workflows Ihrer Dokumente sorgen für einen geordneten, organisierten Arbeitsablauf und sichert darüber hinaus die gesetzlichen Anforderungen der Aufbewahrungsfristen.
Mit unseren revisionssicheren Produkten bieten wir anwenderfreundliche und umfangreiche Lösungen, die perfekt auf Ihre Arbeitsprozesse abgestimmt werden. Und so flexibel wie Ihre Gegebenheiten ist unsere Software: Sie ist 100 % skalierbar, damit Sie klein anfangen und gesund wachsen können.
Digitale Archivierung
Rechnungen, Lieferscheine, allgemeiner Schriftverkehr: täglich erreichen unzählige Informationen Ihr Haus. Diese müssen schnell und für den richtigen Anwender verfügbar bereitgestellt sowie zeitnah verarbeitet werden. Diesen Prozess unterstützt ein Dokumentenmanagement-System. Die digitale Archivierung von Inhalten und Informationen der Dokumente ist die Basis eines DMS. Auch ausgehende Dokumente und interne Formulare werden automatisch abgegriffen, zugeordnet und archiviert. Dabei erfolgt eine automatische Versionierung, sodass Veränderungen ersichtlich sind und stets die aktuellste Version eines Dokuments verwendet wird.
Suchen, recherchieren, finden
Nicht die Größe, sondern die Produktivität eines Unternehmens entscheidet über dessen Erfolg. Dabei spielt das Unternehmenswissen (Business Intelligence) eine entscheidende Rolle: Schnell auf Marktanforderungen und Kundenwünsche reagieren ist das eine, die Möglichkeit der korrekten und zeitnahen Auskunftsbereitschaft das andere. Mit einem Dokumentenmanagement-System wird die Suche nach Informationen und Dokumenten zur Freude: In Bruchteilen von Sekunden stehen dem berechtigten Anwender die passenden Informationen zur Verfügung. Dabei gibt es umfangreiche Such-Funktionen wie z.B. die Suche nach Indizes (Rechnungsnummer, Datum, etc.) oder eine Volltextsuche nach Stichworten.
Schnittstellen
Bei internen und externen Prozessen in der Unternehmenswelt kommt ERP-Systemen (Warenwirtschaft, Rechnungswesen, Zeitwirtschaft, …) eine immer größere Schlüsselrolle zu. In diesen Systemen laufen Informationen eines Unternehmens zusammen, die zentral koordiniert und zur Verfügung gestellt werden wollen. Beim Einsatz eines Dokumentenmanagement-Systems ist es daher wichtig auf eine universelle und flexible Lösung zurück zu greifen um eine Anbindung an bestehende ERP-Systeme zu ermöglichen. Von SAP über DATEV bietet unsere Lösung für nahezu jede Software die passende Schnittstelle, auch für kleinere ERP-Systeme.
Mobiler Zugriff
Mobilität wird im Alltag immer wichtiger. Von unterwegs auf Dokumente zu einem Kunden oder eines Projektes zugreifen, das ermöglicht ein Dokumentenmanagement-System auf sichere und professionelle Weiße. Wir halten Lösungen bereit, die einen Online-Zugriff (ganz ohne VPN- oder Terminalserver-Anbindung auch von Ihrem Smartphone oder Tablet-PC) sowie für berechtigte Anwender den Export auf externe Datenträger für ein Offline-Archiv ermöglichen. Dabei hat die Sicherheit Ihrer Daten oberste Priorität, denn diese werden ausschließlich verschlüsselt übertragen.
Workflow
Mitarbeiter eines Unternehmens müssen täglich wiederkehrende Aufgaben ausführen. Während die Anzahl und die Komplexität dieser Aufgaben zunehmen, werden die Zeitvorgaben immer kürzer. Eine professionelle Dokumentenmanagement-Lösung bildet Arbeitsabläufe in Form elektronischer Workflows ab, die vordefinierte Aufgaben regelbasiert an Mitarbeiter weiterleiten und diese zeitlich überwachen. Der gesamte Durchlauf, die Benutzer, deren Bearbeitungsvermerke sowie die Zeiten der Bearbeitung werden mit dem Dokument untrennbar abgespeichert, so dass der gesamte Dokumentenprozess nachvollzogen werden kann. Verbessertes Prozesscontrolling und Qualitätssicherung bieten Ihnen zusätzliche Vorteile.
Formularerkennung, Belegauslesung, OCR
Ein großer Anteil von Schriftverkehr wird im Geschäftsalltag in der Regel mit nur wenigen strategischen Geschäftspartnern ausgetauscht. So tauchen täglich wiederkehrende Dokumente auf, die in verschiedenster Weise weiterverarbeitet werden müssen. Diese werden mithilfe einer DMS-Lösung automatisch ausgelesen, archiviert und für andere Anwendungen zur Verfügung gestellt. Die Belegauslesung kann dabei über verschiedene Varianten erfolgen: Über feste Layouts können die Positionen auf dem Formular definiert werden, die die gesuchten Daten enthalten. Mit relativen Suchbegriffen dagegen können Daten auf dem Beleg gefunden werden, die zwar inhaltlich immer einem ähnlichen Schema entsprechen, sich aber an unterschiedlichen Positionen befinden können.