BÜROARCHIV
Der smarte Einstieg in die Büro-Digitalisierung
Die tägliche Informationsflut steigt und steigt. Dennoch werden in vielen Unternehmen Daten und Dokumente immer noch auf Papier archiviert. Dank Büroarchiv, der Out-of-the-Box ECM-Einstiegslösung für kleine und mittelgroße Unternehmen lässt sich der Büroalltag wesentlich effizienter gestalten. Was bisher oft als eine echte Herausforderung empfunden wurde, wird dadurch wesentlich vereinfacht und beschleunigt.
Büroarchiv ist eine branchenunabhängige Lösung für digitale Archivierung und Dokumentenmanagement, mit der Sie eingescannte Dokumente, Dateien unterschiedlicher Dateiformate sowie E-Mails schnell, einfach und revisionssicher archivieren können.
DOKUMENTENMANAGEMENT
Leiten Sie Ihre Dokumente bequem an andere Benutzer oder Abteilungen weiter. Egal ob Sie die Dokumente splitten, zusammenführen, stempeln oder mit Notizen versehen möchten – mit Büroarchiv haben Sie eine Vielzahl von Möglichkeiten Ihre Dokumente zu bearbeiten.
DIGITALE ARCHIVIERUNG
Archivieren Sie eingescannte Dokumente, Office-Dateien, E-Mails und spezifische Dateien mit unterschiedlichen Dateiformaten schnell, einfach und sicher.
GESCHÄFTSPROZESSE
Ob Projektverwaltung, Aktenführung, Rechnungsbearbeitung oder Dokumentenworkflows – mit Büroarchiv bilden Sie Ihre Dokumente praxisnah ab.
E-MAIL ARCHIVIERUNG
E-Mail Archivierung ist nicht nur notwendig, sondern eine echte Erleichterung im Alltag. Das umständliche und zeitaufwändige Suchen einer bestimmten E-Mail hat ein Ende. Mit Büroarchiv finden Sie Ihre gesuchte E-Mail mit nur wenigen Klicks.
Digitale Transformation ohne großen Aufwand
Als kompakte Stand-Alone Lösung haben Sie mit Büroarchiv den Vorteil, dass das Dokumentenmanagement und digitale Archiv völlig unabhängig von Ihrer restlichen IT-Infrastruktur betrieben werden kann. Dadurch sind die oft hohen Investitionen in einen Server oder anderer Netzwerkkomponenten hinfällig und der Administrationsaufwand wird auf ein Minimum reduziert.
Diese schnelle, praktische und unkomplizierte Lösung ist bereits innerhalb weniger Stunden oder einem Tag installiert sowie einsatzbereit. Dadurch ergeben sich nicht nur spürbare Kostenersparnisse, der Einsatz von Büroarchiv setzt weitere Kapazitäten wie Arbeitszeit und -platz frei. Der einfache Zugriff auf Dokumente, Prozesse und Informationen, sowie die umfangreichen Funktionalitäten zur Dokumentensuche wirkt sich nachhaltig auf die Produktivität Ihres Büros aus!
Eine moderne Benutzeroberfläche im Webbrowser sorgt dafür, dass Büroarchiv in Ihrer derzeitigen EDV-Landschaft betrieben werden kann – egal ob Sie Windows PCs, Mac oder mobile Endgeräte einsetzen.
So Flexibel wie Ihr Unternehmen
Jedes Unternehmen ist anders, kein Prozess gleicht dem anderen. Büroarchiv ist dabei so flexibel konzipiert, dass sich die DMS-Lösung gemäß Ihren Anforderungen und Wünschen anpassen lässt. Die modulare Architektur sorgt für eine hohe Skalierbarkeit. Während andere Softwarelösungen oft mit überflüssigen Funktionen ausgestattet sind, können bei Büroarchiv nur wirklich notwendige Module ausgewählt werden oder später bei Bedarf hinzugefügt werden. Das Modulportfolio ist dabei so vielfältig, dass auf nichts verzichtet werden muss.
SACHBEARBEITUNG
Weiterleiten von Dateien an andere Benutzer oder Abteilungen, stempeln von Dokumenten, Dokumente mit Haftnotizen versehen, Vertragsverwaltung, automatisiertes Weiterleiten von Dokumenten mittels Workflowfunktion
STAPELVERARBEITUNG
Mithilfe eines Trennungsmerkmals gekennzeichnet, können mehrere Dokumente gleichzeitig eingescannt werden. Büroarchiv splittet diese zur weiteren Verarbeitung automatisch auf.
VERSIONSVERWALTUNG
Archivieren Sie Dateien in unterschiedlichen Versionsständen. Dabei werden bei der Suche entweder nur die aktuellste Version oder die vorhergehenden Dateiversionen angezeigt.
E-MAIL ERWEITERUNG
Archivierte Dokumente können direkt aus Büroarchiv versandt werden oder Postfächer automatisiert von einem Mailserver abgerufen werden.
AUTOMATISCHE VERSCHLAGWORTUNG
Bei der Nummern-Verschlagwortung werden bestimmte Einträge des per OCR erkannten Textes während der Konvertierung in den Index eingetragen. Die Spezial-Verschlagwortung sucht nach im Datei-Text enthaltenen Ziffern-/ Buchstabenfolgen.
DATEITRANSFER
Dateienbereitstellung für Softwareanwendungen – sparen Sie sich beispielsweise den regelmäßigen Austausch von Papierordnern an Ihren Steuerberater und übergeben Sie Dokumente bzw. Dateien aus Büroarchiv direkt in digitale Ordner, auf die z.B. DATEV-Anwendungen zugreifen können.
DATENFELDER
Erweiterung der Indexierungsmöglichkeiten von archivierten Dokumenten.
MANDANTEN
Legen Sie gleichnamige Abteilungen und Ordner für mehrere Unternehmen (z. B. ausgegliederte Firmen) an und schaffen Sie so einen perfekten Überblick über Ihre einzelnen Firmen.
INDIVIDUALISIERUNG
Büroarchiv ist ein personalisierbares Produkt, dass es zulässt speziell für Ihr Unternehmen zugeschnittene Module zu entwickeln.