INTELLIGENTE DOKUMENTENERFASSUNG

Fortschrittliche Technologien zur Digitalisierung von Dokumenten

Digitale Dokumenten-Workflows bilden einen wichtigen Aspekt einer umfassenden Dokumentenverwaltung. Heutzutage sind solche Funktionen in fast jeder Umgebung unerlässlich. Sie verstärken digitale Workflow-Prozesse und ermöglichen ein effizienteres und intelligenteres Arbeiten.

Automatisierte Vorgänge in Workflows bieten eine ganze Reihe von Vorteilen. Sie erleichtern das Verarbeiten von Dokumenten und Informationen, vermeiden Bedienerfehler, beschleunigen die Geschäftsprozesse und sparen eine Menge Zeit. Das organisierte Versprechen hinter einen intelligenten Dokumentenerfassung ist: Weniger Aufwand und mehr Effizienz.

Ein Gewinn für Ihr Business

Konzipiert für Unternehmen jeder Größenordnung fördern unsere Softwarelösungen zur intelligenten Dokumentenerfassung die Wirksamkeit der Informationsverarbeitung und tragen entscheidend zu mehr Transparenz bei.

Eine softwaregestützte, intelligente Dokumentenerfassung beginnt beispielsweise bei der Integration von Geschäftsprozessen in das MFP- oder Scanner-Displays zur Erfassung von Papierdokumenten. Hierbei werden individuelle, maßgeschneiderte Schaltflächen konfiguriert, die sowohl eine vordefinierte Inhaltsauswahl (z. B. Dokumentenart) als auch aus freien Eingabefeldern (Kundennummer, …) bestehen. Diese Metadaten werden an eine nachgelagerte Middleware übergeben, sodass auf deren Basis die weiter Dokumentenverarbeitung stattfindet.

Neben der Integration in das MFP-Display stehen auch Softwarelösungen mit Hotfolder-Funktionalität, automatisierte Überwachung von E-Mail-Postfächern oder Desktop-Clients zur Verfügung. So können entweder per Mausklick bzw. automatisiert durch eintreffen einer Mail an ein bestimmtes Postfach bestimmte Geschäftsprozesse angestoßen werden.

Ki-gestützte Lösungen

Einen Schritt weiter gehen KI-gestützte Softwarelösungen zur intelligenten Dokumentenerfassung. Hierbei werden Dokumente aus unterschiedlichen Quellen automatisiert klassifiziert und die extrahierten Daten an Geschäftsanwendungen übergeben. Entscheidungsrelevante Informationen werden somit schneller bereitgestellt und Kosten reduziert. Die Zuverlässigkeit und Qualität der Daten werden bei solchen Lösungen nochmals erheblich verbessert.

Konventionelle Dokumentenklassifikatoren arbeiten mithilfe von Templates. Hierbei wird das eintreffende Dokument, wenn nötig, zunächst digitalisiert und anschließend anhand bestimmter Parameter, beispielsweise Form und Farbe des Logos, Betreff-Inhalt oder UST-Nummer des Absenders erkannt. Dokumente können sich jedoch vom Aufbau und Inhalt verändern, ebenso wie der Informationsbedarf im Geschäftsprozess. Deshalb funktionieren moderne Klassifikatoren nicht mehr auf Regel- oder Template-basierter Datenextraktion. Das Dokument wird anhand bestimmter Merkmale und Ausprägungen mit Hilfe statistischer Operationen analysiert. Die Datenextraktion basiert dann auf einem Volltext-Ansatz, sodass diese Lösungen wesentlicher dynamisch, flexibler sind und darüber hinaus zuverlässigere Ergebnisse liefern.

Nach der automatischen Erkennung des Dokumententyps (z.B. Bestellung, Lieferschein, Rechnung, Bewerbung) in der eingehenden Post, wird der adressierte Geschäftsprozess bzw. betroffene Abteilung oder Mitarbeiter identifiziert und die Dokumente können entsprechend weitergeleitet und verarbeitet werden. Die Informationen werden so interpretiert, dass für die jeweiligen Geschäftsprozesse relevanten Wissen generiert werden kann. Dank der Automatisierung werden Medienbrüche überwunden. Die eingehenden Informationen werden strukturiert übersetzt und für den jeweiligen Geschäftsprozess zur Verfügung gestellt. Nachlaufende Informationssysteme werden somit schneller mit hoch qualitativen und zuverlässigen Daten gefüttert.