DMS FÜR DEN MITTELSTAND
Informationen zentral verwalten und Arbeitsabläufe optimal gestalten – für Klein bis Groß
Der Berg an Informationen und Dokumenten wächst stetig an. Vor allem für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) stellt dies im Hinblick auf die Unternehmensabläufe eine enorme Herausforderung dar. Die Folge: Informationsfluss und Datenzugriff stocken. Langes Suchen kostet wertvolle Arbeitszeit, Ihre Dokumentensicherheit, sowie Auskunftsfähigkeit sind möglicherweise eingeschränkt. Derartige Schwächen sind im digitalen Zeitalter wahre Wettbewerbsnachteile geworden, welche sich mit passender Software aus den Bereichen Dokumentenmanagement (DMS) und Enterprise Content Management (ECM), gezielt in Vorteile ummünzen lassen.
Wir von Stieler Bürosysteme implementieren passende Dokumentenlösungen in die vorhandenen Prozesse unserer Kunden. KMUs, vom Handwerker bis zum mittelständischen Automobilzulieferer, helfen wir dabei Informationen effizient zu bündeln und Arbeitsabläufe zu automatisieren. Das bedeutet konkret: unterschiedlichste Daten zentral erfassen, verwalten, speichern, archivieren und ausgeben. So optimieren wir die Geschäftsprozesse, was sich spürbar auf die Kundenzufriedenheit auswirkt. Dabei decken unsere DMS- und ECM-Lösungen alle wesentlichen Aspekte ab: Information Governance, Compliance und Nachhaltigkeit.
Der Klick zum Überblick
Weiter Anwendungsbereiche für DMS- und ECM-Software in kleinen und mittelständischen Unternehmen sind je nach Branche die digitale Kundenakte, Personalakte sowie das digitale Qualitätsmanagement. Unternehmen werden an der Qualität ihrer Produkte, Prozesse und Leistungen gemessen. Um die gewährleisten zu können bedarf es einer Lösung, die sämtliche Arbeitsschritte einfach nachvollziehbar macht und durch komfortable Handhabung überzeugt.
Durch digitale Workflows können ebenfalls Personalprozesse beschleunigt werden. Gerade im sensiblen Unternehmensbereich Human Resources spielen Transparenz, Rechtsverbindlichkeit, Zeitersparnis und Kostenreduktion eine zentrale Rolle. DMS erhöht die Sicherheit der digitalen Personalakte. Hierbei kann nichts manipuliert werden. Akteneinsicht bekommen ausschließlich berechtigte Mitarbeiter. Intelligente Funktionen sorgen dafür, alle relevanten Dokumente anhand spezifischer Parameter rechtskonform aufzubewahren.
Digitalisierung fordert und wird gefördert
Wir sehen uns nicht nur als Anbieter von Hard- und Software, sondern als Partner, wenn es um die Digitalisierung im Büro geht. Dazu gehört neben einem professionellen Produkt-Portfolio auch Hand in Hand mit unseren Kunden eine Transformation der Geschäftsabläufe umzusetzen. Dabei stehen wir zur Seite und unterstützten unsere Kunden in allen Belangen.
Oftmals stellt die Digitalisierung kleine und mittelständische Unternehmen vor finanziellen Herausforderungen. Mit unserem breiten Angebot verschiedenster Hersteller finden wir für jedes Büro eine geeignete Lösung und unterstützen dabei, bei derartigen Projekten auf Wunsch durch eine geeignete Finanzierung das Budget zu treffen. Dabei haben wir für unsere Kunden Förderprogramme der LFA, KFW und des Digitalbonus Bayern im Blick.
Unternehmenswissen schützen, Compliance einhalten, vorausschauend handeln
Informationen sind ein strategischer Wettbewerbsfaktor und zugleich Unternehmenskapital. Der sichere und nachhaltige Umgang mit ihnen fördert Ihren Geschäftserfolg. Über eine Implementierung von Information-Governance-Strategien werden unternehmensweite Zugriffsrechte festgelegt und verwaltet. Damit werden sensible Informationen zuverlässig kontrolliert und geschützt.
Compliance-Vorgaben umfassen das Einhalten gesetzlicher Bestimmungen, regulatorischer Standards und unternehmensinterner Richtlinien. Von größter Bedeutung ist dabei die Revisionssicherheit, die die Vollständigkeit der Daten, den Schutz vor Veränderung und Verlust, die Einhaltung der Aufbewahrungsfristen sowie Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit umfasst.
Eine ideale DMS-Lösung für kleine und mittlere Unternehmen muss sich perfekt in die Arbeitsabläufe integrieren lassen. Dabei ist sie skalierbar – je nach Unternehmensgröße und Einsatzzwecke haben wir daher die passende Software, mit der eine Digitalisierung der Papierdokumente möglich ist.
Archivieren, strukturieren, automatisieren
Es steht außer Frage: Die digitale E-Mail-Korrespondenz erleichtert die geschäftliche wie private Kommunikation, doch bei der täglichen Flut an elektronischer Post folgt auch diesem Segen einem Fluch: Das Verwalten und Bearbeiten bindet werfvolle Arbeitszeit. DMS reduzieren diesen Aufwand durch intelligentes E-Mail-Management beträchtlich – einfach in der Anwendung und kostensenkend.
Bei der digitalen Datenverwaltung gibt es gesetzliche und zusätzliche Anforderungen wie EUROSOX, Solvency II, GDPdU, GoBS, HGB, AO und viele mehr, beispielsweise die geltenden Aufbewahrungsfirsten von zehn Jahren von E-Mails und deren Anhänge. Um jederzeit auf der revisionssicheren Seite zu sein, bieten wir DMS-Lösungen mit entsprechenden E-Mail-Archivierungsfunktionalitäten. Ein automatisches Klassifizieren der Inhalte und deren regalbasierte Ablage steigern die Effizienz im Büroalltag und sorgen für eine Zeitersparnis.
Leistungsstarke Funktionalitäten
Wofür kann DMS und ECM in kleinen und mittleren Unternehmen eingesetzt werden? Hierfür gibt es keine pauschale Antwort – Fakt ist, dass Arbeitsbereiche durch den Einsatz solcher Lösungen spürbar effizienter gestaltet werden. Das wird bereits nach wenigen Tagen deutlich.
Ein Beispiel ist die digitale Verarbeitung von Eingangsrechnungen. Täglich erreichen mehrere Eingangsrechnungen Ihr Unternehmen. Von der Verteilung an die zuständigen Mitarbeiter oder Fachabteilungen bis zur Freigabe und Bezahlung ist das oftmals ein zeitintensiver – manchmal sogar fehleranfälliger Prozess. DMS-Lösungen sorgen dafür die Transparenz bei der Verarbeitung von Eingangsrechnungen zu erhöhen. Mittels Texterkennung und intelligenten Algorithmen können relevante Rechnungsdaten (Lieferung, Datum, Rechnungsnummer, …) ausgelesen und automatisiert im System erfasst werden. Die Weiterleitung an entsprechende Personen erfolgt automatisch, was die Workflows erheblich beschleunigt.
Definierte Regeln der Rechnungsprüfung und -freigabe garantieren einen schnellen und korrekten Rechnungslauf. Dadurch werden Arbeitsabläufe lückenlos protokolliert und nachvollziehbarer. Bei der Suche nach Belegen entstehen ebenfalls enorme Zeitersparnisse.
Gleiches gilt für das digitale Vertragsmanagement. Wer tagtäglich mit Verträgen aller Art zu tun hat weiß: Die Einhaltung von Fristen und Laufzeiten können schnell übersehen werden, was unmittelbar Zeit und Geld kostet. Durch eine zentrale Vertragsverwaltung werden Geschäftsabläufe vereinfacht. Die einheitliche und vollständige Abbildung aller relevanten Dokumente sowie automatischen Wiedervorlagefunktion helfen dabei alle Termine im Blick zu behalten. Durch ein Berechtigungskonzept können nur noch Mitarbeiter mit entsprechenden Rechten Einblick in Verträge nehmen – kein Vergleich zum herkömmlichen Aktenarchiv!
